Справка

Гайд в картинках — то же самое со снимками экрана.

С чего начать

Проще всего — Помощник: кнопка в кабинете председателя. Он по шагам спросит всё, что ниже, и сам заполнит разделы. Или вручную:

1. Задайте размер взносов и тарифы. «Настройки» → способ расчёта и ставка членского взноса. «Тарифы» → цена киловатт-часа. Без них начисления не посчитаются.
2. Разошлите ссылку собственникам. «Адрес и домен» → «Поделиться ссылкой». Они регистрируются сами, указывая номер своего гаража.
3. Подтверждайте заявки. «Регистрации» → проверьте по документам и подтвердите. Объект и его код создадутся автоматически, а взнос за текущий период начислится сразу.
4. Добавьте оставшиеся объекты. Гаражи, чьи собственники ещё не зарегистрировались, внесите сами: «Объекты хранения» → «Добавить объект». Можно загрузить списком из таблицы — «Загрузка объектов».
5. Занесите остатки. Если переходите в середине года, внесите текущие задолженности на одну дату — чтобы учёт начался с достоверных цифр.

Начисления

«Начисления» → выберите вид взноса, период и нажмите начислить. Суммы появятся у всех объектов сразу.

• Членские — по ставке из настроек, за объект или за метр.
• Целевые — разовый сбор: укажите название и сумму.
• Электроэнергия — по переданным показаниям счётчиков.

Повторное начисление за тот же период не создаст дублей — система это отслеживает.

Памятка: автоматические и ручные начисления

У начислений два режима — ручной и автоматический. Режим выбирается вверху раздела «Начисления» и переключается в любой момент. Новый кооператив начинает в ручном режиме.

Зачем нужен автоматический режим

• Долг каждого собственника всегда актуален: ничего не зависит от того, вспомнил ли председатель нажать кнопку в начале месяца.
• Собственник видит сумму к оплате сразу после передачи показаний, а не когда до начислений дойдут руки.
• Пени считаются каждый день по фактическим датам оплат — вручную так не посчитать.
• Новый объект не «выпадает» из взносов: начисление появляется вместе с ним.

Что происходит после включения

Начисления появляются не сразу, а после ближайшего ночного запуска: система работает раз в сутки, ночью (точное время показано в блоке режима в «Начислениях»). Каждую ночь она делает следующее.

Кроме ночного запуска, в автоматическом режиме два начисления создаются сразу: взнос за текущий период — при добавлении нового объекта, и сумма за электроэнергию — в момент, когда собственник передал показание.

Что не начисляется автоматически никогда

• Земельный налог — раз в год кнопкой, после уведомления из инспекции.
• Разовый целевой взнос, которого нет в смете.
• Долг за прошлые периоды и остатки из своей таблицы.
• Плата за объекты на общей территории (навес, контейнер, стоянка).
• Корректировки начислений и амнистия по пеням.

Ручной режим

Система сама ничего не начисляет: ни ночью, ни при добавлении объектов, ни при передаче показаний. Всё делается кнопками в «Начислениях»: «Начислить недостающим» (членские), «Начислить целевой взнос», «Создать начисления по счётчикам», «Пересчитать сейчас» (пени).

• Когда удобен: пока вносятся исходные данные — объекты, собственники, остатки — и проверяются ставки. Иначе в системе появляются начисления, которых никто не ждал.
• Когда оставить насовсем: если правление хочет само решать, когда и что начислять. Тогда помнить о начислениях и пересчёте пеней нужно самим.

Что важно знать

• Кнопки ручного начисления работают в обоих режимах.
• Задвоения не будет. Перед каждым начислением система проверяет, нет ли уже такого же: тот же вид взноса, тот же период, тот же объект. Начислили вручную днём — ночью повторно не начислится.
• Проверка идёт по периоду. Если вручную начислить взнос за другой период, чем считает система (например, за октябрь при годовом взносе), это будут два разных начисления.
• Переключение режима ничего не удаляет и не пересчитывает: сделанные начисления остаются. Переход на ручной режим просто останавливает автоматику.
• Показания, переданные в ручном режиме, сохраняются. Начисление по ним создаётся кнопкой «Создать начисления по счётчикам» за нужный месяц; автоматический режим после включения сам начисляет только за текущий месяц.

Как завести объекты

Четыре способа, выбирайте по тому, что у вас есть:

• Диапазоном — «Объекты» → «Создать сразу несколько». Номера с 1 по 150, если они идут подряд. Партиями по 500, чтобы не упереться в ограничение по времени.
• Списком — для номеров с буквами и дробями: 55а, 12/1. Через запятую или по одному в строке.
• Таблицей — если учёт вёлся в Excel, подтянутся и площади, и остатки долга.
• Заявками — собственники добавляют свои объекты сами, правление подтверждает.

Сдвоенные гаражи. Номер 92-93 создаст один объект с отметкой «два бокса». Взнос с него берётся как за два или как за один — это выбирается в настройках. Если счётчик один на оба бокса, отметьте это в карточке объекта.

Если взносы считаются по площади — заполните её сразу. Без площади взнос посчитается в ноль, и обнаружится это, когда начисления уже прошли.

Кабинеты для собственников

Чтобы привязать оплату к объекту, за ним должен числиться собственник. Ждать, пока все зарегистрируются, не нужно: «Пользователи» → «Записи для объектов» создаст учётные записи разом.

Логин составляется из номера объекта, пароль система придумает сама. Почта не требуется — собственник добавит её при входе. Список логинов и паролей остаётся на странице, пока вы не отметите «Я сохранил список»: скачайте его для Excel или распечатайте и раздайте на собрании. При первом входе система попросит сменить пароль.

Если список потерялся — не страшно: тем, кто ещё не задал свой пароль, можно выдать новый временный. Прежний перестанет действовать. Рабочие пароли собственников так сбросить нельзя.

Как засчитываются оплаты

Любая оплата — из выписки, из почты или внесённая вручную — гасит долги объекта по порядку: сначала долги прошлых лет, затем за текущий год — членские взносы, целевые, коммунальные, и последним — земельный налог (налог за прошлый год платится в текущем). Частичная оплата уменьшает остаток, и следующий платёж идёт уже на него, а не заново на всю сумму.

Если деньги нужно зачесть точно в конкретный вид — например, человек принёс квитанцию только за земельный налог, — при внесении оплаты выберите назначение «Только: …». Оплаты, разнесённые раньше по другому порядку, можно переразнести: «Начисления» → «Произвести перерасчёт», сначала показывается, что изменится.

Если денег больше, чем долгов, остаток становится переплатой. Она видна в истории платежей и сама зачтётся, как только появятся новые начисления — например, взнос следующего года. Переплата, перенесённая из таблицы, гасит сначала взносы того же вида.

Видеонаблюдение

«Видеонаблюдение» в кабинете председателя (раздел «Учёт»). Камеру добавляют тем способом, каким она отдаёт видео: код встраивания из облачного сервиса, ссылка на поток .m3u8, ссылка на снимок JPEG, свой видеосервер MediaMTX или просто ссылка на приложение сервиса. При сохранении платформа проверяет подключение. Для каждой камеры выбирается, кто её видит: подтверждённые собственники, только члены или правление.

Раздел у собственников включается после отметки, что есть решение собрания и таблички «Ведётся видеонаблюдение». Кто и когда смотрел — в журнале на той же странице.

Отчёт за год

«Отчёт за год» собирает начисления и оплаты по каждому виду взносов и показывает остаток на конец периода. Выгружается в файл для Excel — можно приложить к протоколу собрания.

Чтобы отчёт сходился, оплаты должны попадать в систему через выписку банка или через «Внести оплату, сделанную до подключения». Если вместо этого уменьшать начисление корректировкой, собранное останется нулевым.

Копия кооператива

Раздел «Копия кооператива» сохраняет в один файл все данные: объекты, собственников, начисления и оплаты, показания, документы, обсуждения, объявления витрины. Файл скачивается к вам — на сервере он не остаётся.

Снимайте копию перед крупными действиями: переносом таблицы, массовым начислением, удалением объектов. Разбирать, что именно записалось не так, тяжелее, чем вернуть состояние целиком.

Восстановление заменяет данные кооператива полностью: всё, что появилось после снятия копии, пропадёт. Поэтому оно подтверждается вводом названия кооператива — случайно нажать нельзя. Другие кооперативы не затрагиваются.

Перенос своей таблицы

Если учёт вёлся в таблице, её не нужно переносить вручную. Загрузите файл в разделе «Перенос своей таблицы» — система сама сопоставит колонки с номерами объектов, фамилиями и суммами долга. Подойдёт файл Excel (.xlsx) как есть или CSV; образец с пояснениями скачивается там же.

Если колонок с долгами несколько — членские, целевые, электроэнергия — переносите их по очереди:

1. выберите колонку долга и вид взноса, к которому она относится;
2. нажмите «Проверить перенос остатков» — появится список того, что будет записано;
3. перенесите;
4. вернитесь к выбору колонок, укажите следующую колонку и её вид, повторите.

Повторный перенос того же вида по тем же объектам система пропустит. Но если выбрать другой вид, оставив прежнюю колонку, те же суммы запишутся ещё раз — уже как другой взнос. Проверяйте, что в подтверждении указаны нужные колонка и вид.

Отрицательные суммы считаются переплатой: она зачтётся в счёт будущих начислений, и пени на такой объект не начисляются.

Если подключились в середине года

Членский взнос начисляется за год целиком — с 1 января. Но собственники платили и до подключения, поэтому после переноса таблицы у многих будет долг, которого на самом деле нет.

Порядок такой:

1. перенесите остатки из своей таблицы — там уже указан реальный долг с учётом прошлых оплат;
2. если вместо остатков вы начислили взносы за год заново, внесите прошлые оплаты: «Подтверждение платежей» → «Внести оплату, сделанную до подключения»;
3. массовый разнос удобнее сделать выпиской банка за прошедшие месяцы — платежи найдут свои объекты сами.

Пени считаются от срока оплаты, заданного в настройках, и только по непогашенным начислениям. Внесённая оплата снимает их автоматически при ближайшем пересчёте.

Земельный налог

Земля под гаражами делится на три вида, и платят за них по-разному:

• Оформлена в собственность — налог платит сам владелец, кооператив не начисляет ничего. Иначе человек заплатит дважды.
• Не оформлена — участок числится за кооперативом, налог приходит ему. Начисляется владельцу объекта по кадастровой стоимости.
• Общая земля — проезды, площадка, ворота. Делится между всеми: поровну или пропорционально площади, это выбирается в настройках.

Ставку и стоимость общей земли задайте в настройках, стоимость участка под объектом — в его карточке. Начисляется раз в год кнопкой, обычно после уведомления из инспекции.

Сверяйте стоимость с выпиской из ЕГРН — ошибка в одном знаке меняет налог всех объектов. Если стоимость исправили после начисления, нажмите «Пересчитать»: неоплаченные начисления будут посчитаны заново, оплаченные останутся — их правят корректировкой.

Пени за просрочку

По умолчанию выключены: начислять их можно, только если это предусмотрено уставом или решением собрания.

Выбирается, на какие долги начислять — отдельно на членские, целевые, коммунальные. Не начислять на коммунальные разумно: там долг часто возникает из-за задержки показаний, а не из-за нежелания платить.

Срок оплаты задаётся датой: «до 1 мая». Пени идут со следующего дня. Есть потолок — доля от суммы долга: несоразмерную неустойку суд всё равно снижает по статье 333 ГК.

Амнистия по пеням — отдельный раздел: списать полностью или частично, всем сразу или отдельному собственнику. Основание обязательно: через год никто не вспомнит, почему конкретному человеку простили пени.

Границы территории

Обведите территорию на карте — контур увидят собственники на главной странице и покупатели на витрине объявлений. Одна точка не показывает ни размера кооператива, ни где въезд. Точка на общей карте определится по центру контура.

Остальные разделы кабинета

Коротко о том, что где лежит:

• Смета — плановые расходы на год. Утверждается собранием, позиции правятся прямо в таблице.
• Расходы — фактические траты по статьям. Вместе со сметой показывают, где перерасход.
• Общий счётчик — показания вводного счётчика кооператива. Сравнивает их с суммой по гаражам и показывает потери в сетях. Начальное показание обязательно: без него первое значение уйдёт в расход целиком.
• Карта объектов — расположение гаражей внутри территории. Помогает новым собственникам и при продаже.
• Роли и доступ — кто из правления что видит и может менять.
• Лента событий — кто и когда менял данные. Пригодится, если расчёты разошлись и нужно понять почему.
• Бланки по персональным данным — согласие на обработку, уведомление собственникам, политика. Реквизиты подставляются из настроек.
• Подписка и тариф — сколько объектов, когда следующий платёж, что будет при просрочке.

Книга кодов: фамилии собственников

Заводить её не обязательно. В начислениях, показаниях и платежах работают номера гаражей — этого хватает для всего учёта. Книга нужна, если правлению удобнее видеть в списках фамилии.

Фамилии на сервере не хранятся, поэтому список ведётся файлом у председателя. Заполнить можно двумя способами.

Проще всего — прямо в системе:

1. Откройте раздел «Книга кодов» — таблица объектов уже заполнена, коды проставлены.
2. Впишите ФИО и телефон в готовые строки.
3. Нажмите «Сохранить книгу в файл» — файл останется у вас на компьютере.

Или через Excel:

1. «Сквозные коды» → «Скачать книгу кодов».
2. Заполните колонки «ФИО собственника» и «Телефон». Остальные колонки не меняйте — по ним система узнаёт объект.
3. Вернитесь в систему и нажмите «Загрузить книгу кодов» — без этого шага фамилии в списках не появятся.

Чтобы не выбирать файл каждый раз, нажмите «Открыть книгу с компьютера» — система запомнит, где он лежит, и будет открывать сама (работает в Chrome, Edge, Opera).

Должники

«Досудебные претензии» → список должников с суммами и кнопка подготовки претензии с расчётом по периодам.

Для суда понадобятся устав, протокол об утверждении взносов, расчёт долга и подтверждение вручения претензии.

Разнос платежей из банка

Выписку из клиент-банка можно загрузить в систему — платежи разнесутся по объектам сами. Договор с банком не нужен, формат «1С» поддерживают все банки.

Банк	Где выгрузить
Сбербанк	«Выписки и отчёты» → счёт и период → «Экспорт» → «1С»
Альфа-Банк	«Выписка» → «Исполненные операции» → «Получить выписку» → «1С»
ВТБ	«Выписки» → счёт и период → выгрузка в формате «1С»
Т-Банк	«Операции» → «Выгрузить» → «Для 1С»

Платёж привязывается к объекту по назначению: код объекта подставляется сам, когда собственник платит через систему. Если платили по старым реквизитам, поможет номер — «за гараж 14». Непривязанные платежи проводятся вручную.

Переход со своей таблицы

Если учёт уже ведётся в Excel, переписывать его вручную не нужно. Раздел «Перенос своей таблицы» разбирает файл сам — Excel (.xlsx) без пересохранения или CSV.

Что можно перенести

• Книгу кодов — ФИО, телефоны, адреса. Результат скачивается файлом, на сервере не остаётся.
• Остатки расчётов — задолженности и переплаты. Записываются в систему после подтверждения.

Как указывать суммы

• Долг — положительное число: 12500, 12 500,00, 12 500 ₽.
• Переплата — со знаком минус: -3000.
• Ноль, пусто или слова («нет», «оплачено») — строка пропускается.

Обязательна одна колонка — номер объекта: по ней строки связываются с гаражами. Заголовки не обязательны, порядок колонок вы сверяете перед переносом.

Подтверждение собственников

Два шага — они разделены намеренно.

1. Опознать. Собственник зарегистрировался и указал номер объекта, членской книжки, год владения. Сверьте со своими записями и нажмите «Опознать» — откроются кабинет, начисления, показания и обсуждения.
2. Верифицировать. Когда человек принесёт документы на объект, укажите, чем подтверждено, и выберите: член кооператива или собственник без членства. После этого открываются голосования.

Собрания

«Голосования» → создайте голосование с вариантами. Собственники голосуют онлайн, а в кабинете у каждого доступен печатный бюллетень — для документального оформления решения.

Не нашли ответ?

Напишите на mail@xtsn.ru — поможем разобраться.